Viele Dinge sollten beim Buchen einfach selbstverständlich sein. So ist z.B. der Geldbestand lt. Bankkontoauszug oder Kassenbuch immer auch der, der in der Buchhaltung ausgewiesen wird.
Man darf die Geldein- und ausgänge nicht in einer anderen Buchungsperiode erfassen, als tatsächlich erfolgt, da sonst niemals die Geldbestände zu den Kontoauszügen – also den Nachweisen zu den Salden – passen. Gerade zum Bilanzstichtag, i.d.R. dem 31.12. muss der Saldo übereinstimmen. In der kommunalen Doppik, die ja auch eine direkte Finanzrechnung hat, ist diese Abstimmung elementar. Nur wenn die Finanzrechnung, die Salden der Buchhaltung und der Nachweis zum selben Datum denselben Saldo ausweisen, ist kein Fehler passiert.

Weiter ist es unbedingt erforderlich, ein wenigstens kleines IKS – ein Internes Kontrollsystem aufzubauen, damit die Buchhaltung geeignet ist, einen raschen Jahresabschluss zuzulassen. Nebenbei: Auch die Abstimmung der Salden der Bankkontoauszüge mit der Buchhaltung gehört zum IKS.
So gehören Abstimmungen zwischen den Vorsystemen (Anlagenbuchhaltung, Entgeltabrechnung usw.) zu den wichtigen Kontrollhandlungen des Rechnungswesens.
Bei der Abstimmung der Anlagenbuchhaltung mit der Finanzbuchhaltung sollten nicht nur die Restbuchwerte in Summe mit den Bilanzkonten übereinstimmen, sondern es sollte jedes Bestandskonto den gleichen Saldo haben, wie in der Anlagenbuchhaltung. Auch die Abschreibung lt. Anlagenbuchhaltung und die lt. Finanzbuchhaltung sollte identisch sein.
Bei der Abstimmung der Entgeltabrechnung kann nicht mehr Personalaufand gebucht sein, als lt. Entgeltabrechnung entstanden. So sollten die abgerechneten Bezüge also mit den gebuchten Aufwendungen abgestimmt werden. Dazu haben die Entgeltabrechnungsprogramme regelmäßig Lohnartenlisten, in denen die abgerechneten Beträge aufgelistet sind, die man dann mit den dazugehörigen Aufwendungen vergleichen kann.

Was sollte noch selbstverständlich sein? Man kontiert nicht mit Bleistift, man nimmt kein TippEx und man streicht so durch, dass der Originaltext erhalten bleibt. Kleine Dinge, die aber unbedingt für die Ordnungsmäßigkeit einer Buchhaltung wichtig sind.